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週三, 06 八月 2014 17:32

金融業電子帳單法令實務解析

電子帳單取代實體帳單相關法令已經通過, 金融業成本大幅下降時代已經來臨。
 
使用現況

目前金融業最常發送的帳單種類非常繁多(如下表一),政府針對各金融業開放使用電子帳單,將可以使得金融業帳務處理成本大幅下降,目前已有多家金融業依據法令規範提供電子帳單服務。

銀行業

證券期貨業

保險業

投信業

1. 綜合對帳單
2. 信用卡對帳單
3. 現金卡對帳單
4. 存款對帳單
5. 基金對帳單
6. 基金交易成交回報
7. 基金定期定額扣款通知
8. 房貸對帳單
9. 網銀通知信

1. 證券交易日投資明細
2. 證券交易月對帳單
3. 成交回報
4. 期貨日買賣報告書
5. 期貨交易月對帳單

1. 保戶帳戶價值通知函
2. 保單契約價值一覽表
3. 投資型保單損益對帳單
4. 自動墊繳通知單
5. 停效通知單
6. 將逾寬限期通知單
7. 業務員薪資通知單
8. 客戶生日自動提醒業務員
9. 業務員收款提醒

1. 貴賓理財對帳單
2. 定期定額扣款通知單
3. 扣款失敗通知單
4. 基金申購交易確認書
5. 基金買回交易確認書
6. 月對帳單
7. 半年對帳單
8. 基金投資損益點通知

 
法令沿革

2002 年開始逐漸有零星企業推出各式各樣的電子帳單服務,當時的電子帳單尚未受到法令規範,大多數提供電子帳單的企業也只是當作一個服務客戶的工具,並沒有真正取代實體帳單,所以當時的電子帳單種類十分繁雜不統一,甚至也有企業把繳款通知宣稱為電子帳單,也有一些軟體公司誤以為電子帳單就是提供一個給消費者繳款的網路介面,導致於在這個階段電子帳單服務一直都不被消費大眾普遍接受。
 
直至 2003 年開始電子帳單的相關法令開始進入熱烈討論階段,許多金融業也開始注意到電子帳單取代實體帳單的效益,畢竟當電子帳單合法取代實體帳單時,所能帶來的節省成本效益是非常龐大的,根據國內某家知名信用卡公司以目前 150 萬名持卡人計算,當電子帳單合法取代百分之十的實體帳單時,每月將可以至少節省 150 萬元的實體帳單成本。所以在應用企業的強烈催生下,電子帳單法令的研擬也如火如荼的展開。
 
在此同時,電子簽章法的完備與消費者接收電子郵件信箱的普及也扮演了整個大環境成熟的推手,目前電子帳單的所有法源基礎都是建立在電子簽章法第二條第一項第一款的電子文件之上,各主管機關依照對電子簽章法的認知與解釋,訂定不同金融業的電子帳單管理辦法。
 
因此在法令制訂初期,不同主管機關的管理辦法規範方向也出現分歧,早期證券期貨業的電子帳單受到證期會的要求規範,需要透過所謂的『第三方公正單位』進行代發,而其餘金融業的電子帳單則可以由金融業自行對客戶寄送,讓證券期貨業在電子帳單的普及動作比其餘金融業慢了一步,最主要的原因就是在成本節省效益方面,一般而言,實體帳單的每封平均成本約在 5~10 元左右,若由金融業自行發送,則成本可以趨近於零,但是透過代發業者每封的平均成本卻還是要 3~4 元,所以造成許多證券期貨業者的觀望,也使得在提供電子帳單服務方面,銀行業的腳步最快,普及率也最高。
 
銀行業的電子帳單一直在穩定成長之中,唯一較有規範疑慮的信用卡帳單,在 2003 年 10 月 7 日 獲得開放,財政部修改『信用卡業務管理辦法』,其中第 21 條規範『 發卡機構應定期將持卡人交易帳款明細資料,以書面或事先與持卡人約定之電子文件通知持卡人。前項明細資料應充分揭露交易日期、交易地區與國家、交易項目、交易金額、幣別、起息日、折算新臺幣金額及折算新臺幣日期等項目,並應說明持卡人負擔之各種費用計算方法。』,這個管理辦法的修正,使得銀行業的所有帳單都可以合法的取代實體帳單,各家銀行業者也正式進入電子帳單快速普及的成長期。
 
保險業與投信業的部分也跟著銀行業的開放腳步,進入全面開放階段,除了一些主管機關要求針對特殊的帳單(如投資型保單),必須取得客戶簽署的同意書,基本上所有的規範都比照銀行業的管理辦法,因此雖然保險業與投信業投入電子帳單服務比較晚,目前也有多家大型業者已經提供豐富的電子帳單服務。
 
證券期貨業一直要等到 2004 年 8 月 26 日 , 行政院金融監督管理委員會發函告知『關於每月交易金額於新台幣五千萬元以下,並取得網路認證機構電子簽章之客戶,並經客戶同意後,證券商得免透過憑證機構,自行以符合電子簽章功能之電子郵件方式寄送對帳單』,證券期貨業才可以真正大幅降低成本,建置電子帳單服務的證券期貨業大幅增加,使用消費者也飛快成長。

法令執行面解析

法令針對電子帳單的規範是建立在電子簽章法的基礎上,目前法令所規範的電子帳單寄送方式可以區分為以下三類:

  1. 可以直接寄送,不需要與客戶約定也不需要安全加密的電子帳單
  2. 需要取得客戶書面(網路)同意方可寄送,但仍不需要安全加密的電子帳單
  3. 需要取得客戶書面(網路)同意方可寄送,而且需要安全加密的電子帳單

第一類 可以直接寄送,不需要與客戶約定也不需要安全加密的電子帳單

目前大多數的通知類帳單,如轉帳通知、成交回報、繳款通知 … ,或是原本沒有規定需要發送實體帳單,電子帳單只是做為客戶服務,增加客戶滿意度,加強與客戶互動,如:存款對帳單、證券交易日投資明細 … 等,都是屬於第一類電子帳單,金融業可以自行提供相關電子帳單,不需要與客戶做約定的動作,也不需要安全加密,是屬於最單純也最簡易的電子帳單。

第二類 需要取得客戶書面(網路)同意方可寄送,但仍不需要安全加密的電子帳單

針對一些需要繳費或是原本消費者依賴實體帳單的單據,如:信用卡帳單、投資型保單投資損益對帳單、基金月對帳單 … 等,因為原本消費者就有接收實體帳單的習慣,因此法令規範要讓消費者由實體帳單轉換為電子帳單,必須取得消費者的同意,不論是書面同意或是網路同意均可(也有特殊帳單受法令規範一定要取得書面同意,如:投資型保單投資損益對帳單),當取得消費者同意之後,金融業就可以合法的以電子帳單取代實體帳單寄送給消費者。

第三類 需要取得客戶書面(網路)同意方可寄送,而且需要安全加密的電子帳單

目前規範最嚴格的方式,證券交易日對帳單、期貨日買賣報告書、期貨交易月對帳單,因為法令的規定,除了需要取得客戶同意之外,寄送的過程中也必須使用電子簽章加簽,並進行安全加密,可以說是市場上最為嚴謹的電子帳單。關於安全加密的部分,有兩種可行的方式,一為使用每一個收信消費者的個人憑證做安全加密,這也是完全符合電子簽章法的做法,安全等級最高,但是每個收信的消費者都需要一張個人憑證,所以成本十分高昂,大部分金融業會因為成本考量問題而選擇另一種安全加密做法,也就是利用帳號、密碼做安全加密,同樣達到法令對於安全加密的要求,又可以節省個人憑證的成本。

電子帳單快速普及時代來臨

電子對帳單服務在 2005 年快速蓬勃的成長,除了金融業大動作的建置之外,消費者的觀念改變,接受度提高也是重要原因之一,許多金融業的電子帳單訂閱戶在一年中成長了十多萬戶,提供電子帳單服務的種類也從原本的三~五類,增加到接近二十類,這個新興的服務,將來適用範圍極廣且用戶數量極多。不僅是電子對帳單,日後重要電子文件交換均可能適用此方法。許多非金融業也開始評估相關單據電子化的可行性,希望藉由電子文件取代實體文件傳遞而大幅度節省成本。